Verwerkersovereenkomst

00Partijen en werking

Deze verwerkersovereenkomst geldt tussen:

De verwerker

Salnos B.V., handelend onder de naam SalnOS, gevestigd te Leiderdorp, KvK 42160236, vestigingsnummer 000066657229, kantoorhoudend aan Scholeksterstraat 9, 2352 ED Leiderdorp. Hierna: SalnOS.

De verwerkingsverantwoordelijke

De onderneming die met SalnOS een overeenkomst voor het gebruik van de Dienst heeft gesloten. Hierna: de Salon.

1. Deze verwerkersovereenkomst maakt onlosmakelijk deel uit van de overeenkomst tussen SalnOS en de Salon en geldt vanaf het moment dat die overeenkomst tot stand komt. Ondertekening van een apart document is daarvoor niet nodig. Wenst de Salon een ondertekend exemplaar, bijvoorbeeld voor haar eigen dossier, dan stelt SalnOS dat kosteloos beschikbaar via marijn@salnos.com.
2. Begrippen die in deze verwerkersovereenkomst met een hoofdletter beginnen en hier niet worden omschreven, hebben de betekenis uit de algemene voorwaarden. Begrippen uit de AVG, zoals persoonsgegevens, verwerking, betrokkene, verwerker en verwerkingsverantwoordelijke, hebben de betekenis die de AVG eraan geeft.
3. Waar deze verwerkersovereenkomst afwijkt van de algemene voorwaarden, gaat deze verwerkersovereenkomst voor als het gaat om de verwerking van persoonsgegevens.

01Onderwerp en rolverdeling

1. De Salon is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die zij met de Dienst verwerkt. Zij bepaalt het doel en de middelen, en zij is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid ervan.
2. SalnOS is verwerker. Zij verwerkt die persoonsgegevens uitsluitend ten behoeve van de Salon en uitsluitend om de Dienst te leveren, te beveiligen en te ondersteunen.
3. Om welke verwerkingen het gaat, met welk doel, welke categorieën betrokkenen en welke soorten persoonsgegevens, staat in bijlage A. De Salon kan die omschrijving aanvullen door SalnOS daarover schriftelijk te informeren, mits dat past binnen de functionaliteit van de Dienst.
4. SalnOS verwerkt de persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden, gebruikt ze niet voor marketing, verkoopt ze niet en gebruikt ze niet om profielen op te bouwen. SalnOS gebruikt ze evenmin om modellen te trainen, en legt dat verbod contractueel op aan haar subverwerkers.
5. SalnOS mag geanonimiseerde en geaggregeerde gegevens over het gebruik van de Dienst verwerken om de Dienst te verbeteren en te beveiligen, mits die gegevens redelijkerwijs niet herleidbaar zijn tot een betrokkene of tot de Salon. Op zulke gegevens is de AVG niet van toepassing en handelt SalnOS als verwerkingsverantwoordelijke.
6. SalnOS verwerkt ook persoonsgegevens waarvoor zij zelf verwerkingsverantwoordelijke is, bijvoorbeeld de contactgegevens van de contactpersoon van de Salon en de facturatiegegevens. Daarop is deze verwerkersovereenkomst niet van toepassing, maar de privacyverklaring.

02Instructies

1. SalnOS verwerkt de persoonsgegevens uitsluitend op basis van schriftelijke instructies van de Salon. De overeenkomst, deze verwerkersovereenkomst, de documentatie van de Dienst en de instellingen die de Salon in de Dienst kiest, gelden samen als die instructies.
2. Een aanvullende instructie geeft de Salon schriftelijk via marijn@salnos.com. SalnOS voert die uit voor zover dat technisch en redelijkerwijs mogelijk is binnen de Dienst. Brengt het uitvoeren van een instructie aantoonbaar meer dan verwaarloosbare kosten mee, dan overlegt SalnOS daar vooraf over met de Salon.
3. Meent SalnOS dat een instructie in strijd is met de AVG of met andere wetgeving over gegevensbescherming, dan meldt zij dat onverwijld aan de Salon en mag zij de uitvoering opschorten tot de Salon de instructie heeft bevestigd of aangepast.
4. Is SalnOS op grond van Unierecht of Nederlands recht verplicht persoonsgegevens te verwerken buiten een instructie om, dan informeert zij de Salon daarover voorafgaand aan de verwerking, tenzij die wetgeving dat om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt.
5. SalnOS verwerkt de persoonsgegevens niet langer of ruimer dan nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst.

03Plichten van de salon

1. De Salon staat ervoor in dat zij voor elke verwerking die zij met de Dienst uitvoert een geldige grondslag heeft uit artikel 6 AVG, en dat zij haar klanten en medewerkers daarover informeert zoals de artikelen 12 tot en met 14 AVG voorschrijven.
2. Legt de Salon bijzondere persoonsgegevens vast, zoals gezondheidsgegevens over een allergie, een huidaandoening, een zwangerschap of een medicijngebruik, dan staat zij ervoor in dat zij beschikt over een uitzondering uit artikel 9 lid 2 AVG. In de praktijk zal dat de uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene zijn. SalnOS beoordeelt dat niet en kan dat ook niet beoordelen.
3. De Salon legt niet meer persoonsgegevens vast dan nodig is voor haar doel, en houdt de gegevens juist en actueel.
4. De Salon richt de toegangsrechten binnen haar eigen organisatie zo in dat medewerkers alleen bij de gegevens kunnen die zij voor hun werk nodig hebben, en trekt de toegang van vertrokken medewerkers direct in.
5. De Salon houdt haar eigen verwerkingsregister bij zoals artikel 30 AVG voorschrijft, en beoordeelt zelf of zij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling moet uitvoeren. SalnOS levert daarvoor op verzoek de informatie die zij redelijkerwijs kan verstrekken.
6. De Salon vrijwaart SalnOS voor aanspraken van betrokkenen, toezichthouders en andere derden die voortvloeien uit het niet nakomen van dit artikel, tenzij de aanspraak het gevolg is van een tekortkoming van SalnOS zelf.

04Geheimhouding

1. SalnOS houdt de persoonsgegevens geheim en verstrekt ze niet aan derden, behalve aan de subverwerkers uit bijlage B en behalve als een wettelijke verplichting daartoe dwingt.
2. Iedereen die namens SalnOS toegang heeft tot de persoonsgegevens is tot geheimhouding verplicht op grond van een arbeidsovereenkomst, een geheimhoudingsverklaring of een wettelijke verplichting. Die verplichting blijft gelden na het einde van het dienstverband.
3. Ontvangt SalnOS een vordering van een opsporingsinstantie, toezichthouder of rechter om persoonsgegevens van de Salon te verstrekken, dan toetst zij die vordering, verstrekt zij niet meer dan strikt gevorderd en informeert zij de Salon onverwijld, tenzij de wet dat verbiedt. Waar het verbod tijdelijk is, informeert SalnOS de Salon zodra dat mag.

05Beveiliging

1. SalnOS neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies en tegen elke vorm van onrechtmatige verwerking, zoals artikel 32 AVG voorschrijft. Die maatregelen zien in elk geval op versleuteling tijdens transport en opslag, toegang op basis van rol en noodzaak, scheiding van de gegevens per Salon, back-ups en het beheersen van incidenten. SalnOS stelt op verzoek van de Salon een actueel en volledig overzicht van de maatregelen beschikbaar.
2. Bij het bepalen van die maatregelen houdt SalnOS rekening met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, de aard en omvang van de verwerking en de risico's voor betrokkenen. Omdat er in een salon gezondheidsgegevens kunnen voorkomen, gaat SalnOS uit van een verhoogd risico.
3. SalnOS mag de maatregelen aanpassen, mits het beveiligingsniveau daardoor niet daalt. Een wezenlijke wijziging meldt SalnOS vooraf aan de Salon.
4. De maatregelen bieden geen absolute zekerheid. SalnOS staat er niet voor in dat de beveiliging onder alle omstandigheden doeltreffend is, maar spant zich in om die op peil te houden en te verbeteren.
5. De Salon kan het overzicht opvragen en beoordeelt zelf of de maatregelen passend zijn voor haar situatie. Vindt zij van niet, dan meldt zij dat en treden partijen in overleg.

06Subverwerkers

1. De Salon geeft SalnOS hierbij algemene schriftelijke toestemming om subverwerkers in te schakelen, zoals bedoeld in artikel 28 lid 2 AVG. De subverwerkers die op dit moment worden ingezet staan in bijlage B.
2. Wil SalnOS een subverwerker toevoegen of vervangen, dan meldt zij dat minimaal 30 dagen van tevoren per e-mail aan de Salon en op deze pagina.
3. De Salon kan binnen die 30 dagen schriftelijk en gemotiveerd bezwaar maken. Partijen treden dan in overleg om tot een oplossing te komen. Komen zij er niet uit, dan mag de Salon de overeenkomst opzeggen tegen de datum waarop de nieuwe subverwerker in gebruik wordt genomen, zonder kosten en met terugbetaling van vooruitbetaalde vergoedingen over de resterende periode.
4. SalnOS legt aan elke subverwerker bij overeenkomst dezelfde verplichtingen op als die uit deze verwerkersovereenkomst, waaronder in elk geval de instructiegebondenheid, de geheimhouding, de beveiliging, het verbod op het trainen van modellen op deze gegevens en de verplichtingen bij een datalek.
5. SalnOS blijft jegens de Salon volledig aansprakelijk voor de nakoming door haar subverwerkers, zoals artikel 28 lid 4 AVG bepaalt.
6. SalnOS beoordeelt een subverwerker vooraf op betrouwbaarheid en beveiliging, en herbeoordeelt dat periodiek.

07Doorgifte buiten de EER

1. De persoonsgegevens worden opgeslagen en verwerkt in datacentra binnen de Europese Economische Ruimte, op dit moment in Ierland en in Amsterdam. Dat is het uitgangspunt en daar wijkt SalnOS niet van af zonder de Salon te informeren.
2. Een aantal subverwerkers heeft een moederonderneming buiten de EER. Ook bij opslag in een Europese regio kan er daardoor bij beheer of support incidenteel toegang zijn vanuit een derde land. Waar dat speelt, staat het per partij vermeld in bijlage B.
3. Voor elke doorgifte naar of toegang vanuit een derde land zorgt SalnOS voor een geldige grondslag uit hoofdstuk V AVG: een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, waaronder het EU-VS Data Privacy Framework voor gecertificeerde Amerikaanse partijen, of anders de standaardcontractbepalingen die de Europese Commissie heeft vastgesteld.
4. Waar SalnOS zich op standaardcontractbepalingen baseert, voert zij een beoordeling van de wetgeving in het derde land uit en treft zij aanvullende maatregelen, waaronder versleuteling tijdens transport en opslag, beperking van toegang tot wat strikt nodig is, en het loggen van elke toegang.
5. De Salon kan een kopie van de gebruikte standaardcontractbepalingen opvragen via marijn@salnos.com.
6. Vervalt de grondslag voor een doorgifte, bijvoorbeeld doordat een adequaatheidsbesluit ongeldig wordt verklaard, dan stopt SalnOS de doorgifte of treft zij onverwijld een andere geldige waarborg, en informeert zij de Salon daarover.

08Rechten van betrokkenen

1. Een betrokkene die zijn rechten wil uitoefenen, richt zich tot de Salon. De Salon handelt zo'n verzoek zelf af en is daarvoor verantwoordelijk.
2. De Dienst bevat functies waarmee de Salon zelf een verzoek kan afhandelen: gegevens inzien, corrigeren, verwijderen, de verwerking beperken en een gegevensbestand exporteren in een gangbaar machineleesbaar formaat.
3. Lukt het de Salon niet om een verzoek met die functies af te handelen, dan verleent SalnOS op verzoek bijstand. Voor een verzoek dat redelijkerwijs binnen de standaardondersteuning valt brengt SalnOS geen kosten in rekening. Vergt het aanzienlijk meer werk, dan overlegt SalnOS vooraf over de kosten.
4. Komt een verzoek van een betrokkene rechtstreeks bij SalnOS binnen, dan handelt SalnOS het niet zelf af, maar stuurt zij het binnen 3 werkdagen door naar de Salon en informeert zij de betrokkene dat dat is gebeurd.
5. Ontvangt SalnOS een verzoek of onderzoek van een toezichthouder dat de verwerkingen van de Salon betreft, dan informeert zij de Salon onverwijld en werken partijen samen aan de beantwoording.

09Datalekken

1. Constateert SalnOS een inbreuk in verband met persoonsgegevens, dan meldt zij dat onverwijld aan de Salon en in elk geval binnen 24 uur nadat zij daarmee bekend is geworden.
2. Die melding gaat naar het door de Salon opgegeven contactadres en bevat in elk geval, voor zover op dat moment bekend: de aard van de inbreuk, de categorieën en het geschatte aantal betrokkenen en gegevens, de waarschijnlijke gevolgen, de maatregelen die SalnOS heeft genomen of voorstelt, en de contactgegevens voor meer informatie. Wat op dat moment nog niet bekend is, levert SalnOS zo snel mogelijk na.
3. De melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens en, waar nodig, aan de betrokkenen doet de Salon. Zij is de verwerkingsverantwoordelijke en die verplichting ligt bij haar. SalnOS doet zo'n melding niet namens de Salon, tenzij partijen dat uitdrukkelijk schriftelijk afspreken.
4. SalnOS verleent de Salon alle redelijke medewerking die zij nodig heeft om binnen 72 uur te kunnen melden en om de betrokkenen te informeren, en houdt de Salon op de hoogte van het onderzoek.
5. SalnOS legt elke inbreuk vast, met de feiten, de gevolgen en de genomen maatregelen, en stelt die vastlegging op verzoek aan de Salon beschikbaar.
6. SalnOS neemt onverwijld maatregelen om de inbreuk te beëindigen, de gevolgen te beperken en herhaling te voorkomen.
7. SalnOS doet geen mededeling over een inbreuk aan derden of aan de pers waarin de Salon herkenbaar is, zonder voorafgaand overleg met de Salon, tenzij zij daartoe wettelijk verplicht is.

10Bijstand en audit

1. SalnOS verleent de Salon redelijke bijstand bij het nakomen van haar verplichtingen uit de artikelen 32 tot en met 36 AVG, waaronder de beveiliging, de melding van datalekken en een gegevensbeschermingseffectbeoordeling, en houdt daarbij rekening met de aard van de verwerking en de informatie waarover SalnOS beschikt.
2. SalnOS stelt de Salon alle informatie ter beschikking die nodig is om aan te tonen dat de verplichtingen uit artikel 28 AVG worden nagekomen. Daaronder vallen in elk geval deze verwerkersovereenkomst met bijlagen, de actuele subverwerkerslijst en een beschrijving van de beveiligingsmaatregelen.
3. De Salon mag eenmaal per kalenderjaar een audit laten uitvoeren naar de naleving van deze verwerkersovereenkomst. Bij een concrete aanwijzing van een tekortkoming, of na een datalek, mag dat vaker.
4. Een audit wordt uitgevoerd door een onafhankelijke, gecertificeerde auditor die vooraf een geheimhoudingsverklaring tekent, en wordt minimaal 30 dagen van tevoren aangekondigd. De audit vindt plaats tijdens kantooruren, verstoort de bedrijfsvoering van SalnOS niet meer dan nodig en raakt niet aan gegevens van andere klanten van SalnOS.
5. Beschikt SalnOS over een actueel auditrapport of certificaat van een onafhankelijke derde dat de gestelde vragen afdekt, dan mag zij dat rapport aanbieden in plaats van een audit ter plaatse. Dekt het rapport de vragen van de Salon niet af, dan gaat de audit alsnog door.
6. De kosten van een audit draagt de Salon, inclusief een redelijke vergoeding voor de tijd die medewerkers van SalnOS eraan besteden. Blijkt uit de audit dat SalnOS tekortschiet in een wezenlijke verplichting, dan draagt SalnOS de kosten.
7. SalnOS voert de bevindingen die redelijkerwijs uit een audit voortvloeien binnen een in overleg vast te stellen redelijke termijn door.

11Einde en teruggave

1. Deze verwerkersovereenkomst eindigt op het moment dat de overeenkomst tussen SalnOS en de Salon eindigt, met uitzondering van de bepalingen die naar hun aard doorlopen.
2. De Salon kan gedurende de looptijd en gedurende de overstap- en ophaalperiodes uit artikel 15 van de algemene voorwaarden zelf een volledige export van de persoonsgegevens maken in een gangbaar, machineleesbaar formaat.
3. Na afloop van die periodes verwijdert SalnOS de persoonsgegevens uit de productieomgeving binnen 30 dagen, en uit de back-ups binnen 90 dagen. Verwijderen is het uitgangspunt. Wil de Salon in plaats daarvan teruggave in een bepaald formaat, dan meldt zij dat schriftelijk vóór het einde van de ophaalperiode.
4. SalnOS bewaart persoonsgegevens langer voor zover Unierecht of Nederlands recht dat voorschrijft. In dat geval verwerkt zij ze uitsluitend voor dat wettelijke doel, beschermt zij ze onverminderd en informeert zij de Salon over de grondslag en de termijn.
5. Op verzoek van de Salon bevestigt SalnOS de verwijdering schriftelijk.
6. SalnOS heeft geen retentierecht op de persoonsgegevens van de Salon en houdt ze ook bij een betalingsachterstand niet vast.

12Aansprakelijkheid

1. Op de aansprakelijkheid van SalnOS uit hoofde van deze verwerkersovereenkomst is artikel 22 van de algemene voorwaarden van toepassing.
2. Artikel 82 AVG blijft onverkort van kracht. Een beperking in deze verwerkersovereenkomst of in de algemene voorwaarden werkt niet ten nadele van een betrokkene die op grond van dat artikel schadevergoeding vordert.
3. Krijgt een van beide partijen een bestuurlijke boete opgelegd, dan komt die voor rekening van de partij aan wie de boete is opgelegd, tenzij en voor zover de boete het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming van de andere partij.
4. Partijen informeren elkaar onverwijld over een aanspraak van een betrokkene of een toezichthouder die de verwerking onder deze verwerkersovereenkomst betreft, en verlenen elkaar redelijke medewerking bij het voeren van verweer.

13Duur en slot

1. SalnOS mag deze verwerkersovereenkomst wijzigen als wetgeving, rechtspraak of een aanwijzing van een toezichthouder daartoe aanleiding geeft, of als de Dienst wezenlijk verandert. Een wijziging wordt minimaal 30 dagen van tevoren aangekondigd en mag het beschermingsniveau voor betrokkenen niet verlagen.
2. Is een wijziging in het nadeel van de Salon en niet van ondergeschikt belang, dan geldt de opzegmogelijkheid uit artikel 24 lid 3 van de algemene voorwaarden.
3. Op deze verwerkersovereenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de rechtbank Den Haag.
4. Is een bepaling nietig of vernietigbaar, dan blijven de overige bepalingen gelden en vervangen partijen die bepaling door een geldige bepaling die het doel zo dicht mogelijk benadert.

ABijlage A · De verwerkingen

Onderwerp en aard

Het leveren van een clouddienst voor het beheren van een salon: online afspraken, agenda, kassa, klantenkaart, medewerkers, voorraad, rapportage en marketing. De verwerking bestaat uit het verzamelen, vastleggen, ordenen, opslaan, raadplegen, gebruiken, verstrekken aan door de Salon gekozen ontvangers, wijzigen en wissen van persoonsgegevens.

Doel

Uitsluitend het leveren, beveiligen en ondersteunen van de Dienst, in opdracht van de Salon.

Duur

Zolang de overeenkomst tussen SalnOS en de Salon loopt, plus de periodes uit artikel 11 van deze verwerkersovereenkomst.

Categorieën betrokkenen

• Klanten van de Salon, inclusief mensen die alleen een afspraak maken of een cadeaubon kopen
• Medewerkers, stagiairs en zzp'ers die in de Salon werken
• Contactpersonen bij leveranciers van de Salon

Soorten persoonsgegevens

De Salon bepaalt welke van deze gegevens zij daadwerkelijk vastlegt. SalnOS verplicht geen enkel veld dat niet nodig is voor de werking van de Dienst.

BBijlage B · Subverwerkers

De partijen hieronder verwerken persoonsgegevens namens SalnOS. Met elk van hen is een verwerkersovereenkomst gesloten. Een wijziging in deze lijst wordt 30 dagen van tevoren aangekondigd, zoals artikel 6 bepaalt.

SalnOS gebruikt geen apart ticketsysteem. Supportvragen komen binnen per e-mail en worden afgehandeld in Microsoft 365, dat om die reden in de lijst hierboven staat.

Wil je op de hoogte blijven van wijzigingen in deze lijst, meld je dan aan via marijn@salnos.com. Klanten krijgen een wijziging sowieso per e-mail.